職場でのコミュニケーションは仕事の成果や人間関係に大きな影響を与えます。
しかしコミュニケーションは簡単なようで難しいスキルですよね。どうすれば相手の気持ちや考えを理解し、自分の意見や要望を伝えて円滑なやりとりができるのでしょうか？
この記事では職場でのコミュニケーションの極意を5つのステップで解き明かします。これらのステップを実践すれば、あなたのコミュニケーション能力は格段に向上し、仕事の効率や満足度も高まるでしょう。
目的を明確にする
コミュニケーションには様々な目的があります。例えば、情報を伝える、意見を求める、合意を得る、感謝を表す、謝罪する、などです。コミュニケーションを始める前に自分の目的を明確にすることが重要です。目的が明確でないと相手にも伝わりにくくなりますし、自分も話がまとまらなくなります。
目的を明確にするためには、以下のような質問を自分に投げかけてみましょう。
- なぜこの話をするのか？
- どんな結果を期待しているのか？
- 相手に何をしてほしいのか？
これらの質問に答えられるようになればあなたのコミュニケーションはより具体的で効果的になります。
相手を観察する
コミュニケーションは、一方的な発信ではなく双方向の交流です。相手の反応や態度に注意を払うことでコミュニケーションの質を高めることができます。相手を観察するためには以下のようなポイントに注目しましょう。
- 目の動きや表情
- 声のトーンやスピード
- 身振りや姿勢
- 質問やコメントの内容や頻度
これらのポイントから相手の気持ちや考えを推測することができます。例えば、目をそらしたり、声が小さくなったり、身体が後ろに引いたりすると、相手は興味がないか、不安か、不快か、などの可能性があります。逆に目を見つめたり、声が明るくなったり、身体が前に出たりすると、相手は興味があるか、安心か、快感か、などの可能性があります。
相手の反応に気づくことであなたは自分の話し方や内容を調整することができます。例えば、相手が興味がないようなら話のポイントを絞ったり、相手に関係するメリットを強調したりすることができます。逆に相手が興味があるようなら、話を深めたり、相手の意見を聞いたりすることができます。
言葉を選ぶ
コミュニケーションにおいて言葉は非常に重要な役割を果たします。言葉の選び方によって相手の印象や感情が大きく変わります。言葉を選ぶときには以下のようなポイントに気をつけましょう。
- 明確で具体的な言葉を使う
- 相手に分かりやすい言葉を使う
- ポジティブな言葉を使う
- 相手を尊重する言葉を使う
明確で具体的な言葉を使うことであなたの話は説得力や信頼性が高まります。相手に分かりやすい言葉を使うことであなたの話は理解されやすくなります。ポジティブな言葉を使うことで、あなたの話は魅力的に感じられやすくなります。相手を尊重する言葉を使うことで、あなたの話は受け入れられやすくなります。
例えば、以下のような言い方は明確で具体的で分かりやすくポジティブで尊重的です。
- 「このプロジェクトは来月の15日までに完成させる必要があります。そのため今週中にAさんにはデザインを、Bさんにはコーディングを、Cさんにはテストをお願いします。それぞれの進捗状況は毎日午後5時までにメールで報告してください。皆さんご協力ありがとうございます。」
- 「あなたの提案はとても興味深いものでした。特に市場調査のデータや競合分析の結果が非常に説得力がありました。けれどもあなたの提案の目的やメリットがまだ十分に理解できていません。もう少し詳しく説明していただけますか？」
聞く力を磨く
コミュニケーションにおいて話す力だけでなく聞く力も equally importantです。聞く力を磨くことで相手の情報やニーズを正確に把握することができますし、相手との信頼関係も築くことができます。聞く力を磨くためには以下のようなポイントに注意しましょう。
- 目を見て相槌を打つ
- 質問や要約をする
- 感情や意見を抑える
- フィードバックを求める
目を見て相槌を打つことであなたは相手に興味や関心を示すことができます。質問や要約をすることであなたは相手の話を理解しようとする姿勢を示すことができます。
感情や意見を抑えることであなたは相手の話を尊重しようとする態度を示すことができます。
フィードバックを求めることで、あなたは相手の話に対する感想や評価を聞くことができます。フィードバックは、コミュニケーションの効果を確認したり改善点を見つけたりするのに役立ちます。フィードバックを求めるときには以下のような言い方をしましょう。
- 具体的な質問を使う: 今日のプレゼンテーション、どうでしたか？
- 改善点を尋ねる: 何か改善すべき点はありますか？
- 感想を聞く: この提案について、どのような感想を持ちましたか？
- 率直な意見を求める: どんなことでも構いませんので、率直な意見をお聞かせください。
- 肯定的なフィードバックも歓迎する: 良い点や強みはありましたか？
- 次回の改善点を考慮に入れる: 次回同様のプロジェクトに取り組む際、何を改善すべきだと思いますか？
フォローアップをする
コミュニケーションは一回限りのものではありません。コミュニケーションの後にフォローアップをすることで相手との関係を深めたり、コミュニケーションの成果を確実にしたりすることができます。フォローアップをするためには、以下のようなポイントに気をつけましょう。
- 感謝の言葉を伝える
- 約束や期限を守る
- 状況や結果を報告する
- 次のアクションや連絡を取り合う
感謝の言葉を伝えることであなたは相手に対する敬意や好意を示すことができます。約束や期限を守ることであなたは相手に対する信頼や責任を示すことができます。状況や結果を報告することであなたは相手に対する透明性や協力性を示すことができます。
次のアクションや連絡を取り合うことであなたは相手に対する関心や継続性を示すことができます。
例えば、以下のような言い方はフォローアップの良い例です。
- 感謝の言葉: 本日の会議での貴重なご意見ありがとうございます。
- 約束や期限の遵守: 約束通りにプロジェクトの提出期限を守ります。
- 状況や結果の報告: プロジェクトの進捗状況を報告いたします。
- 次のアクションの提案: 次回のミーティングでさらなる議論や決定を行いたいと思います。
- 連絡の取り合い: 追加の質問や懸念がありましたら、いつでもお気軽にご連絡ください。
以上、職場でのコミュニケーションの極意を5つのステップで解き明かしました。これらのステップを実践すればあなたのコミュニケーション能力は格段に向上し仕事の効率や満足度も高まるでしょう。
ぜひ、試してみてください。
